FR:State of the Map Africa 2017/Call for venues

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State of the Map Africa 2017/Call for venues - Other languages

Bienvenue sur la page de notre appel à candidature pour le lieu qui accueillera le State Of The Map Afrique 2017! Célébrons y ensemble la croissance d'OpenStreetMap en Afrique, partageons nos expériences et lançons de nouvelles idées chez nous. Depuis le 31 octobre 2016 nous vous invitons à soumettre vos propositions pour accueillir le State of the Map Africa 2017.

Il s'agira de la toute première conférence State of the Map Africa. Les conférences State of The Map qui se sont tenues ailleurs durent généralement 3 jours; le weekend plus le vendredi, ou le lundi. Etant donné qu'il s'agira de la toute première conférence State of the Map continentale pour l'Afrique, nous sommes ouverts à toutes sortes de propositions pour en faire une expérience réellement africaine.

Veuillez prendre un moment pour lire les détails décrits ci-dessous et vous assurer que vos propositions soient prêtes avant le 16 décembre 2016. Le Groupe de travail State of the Map Africa est là pour vous aider.

Dates clés

La plupart des dates importantes sont actuellement en cours de détermination.

  • Lancement de l'appel à proposition pour les lieux : 31 octobre 2016
  • Date limite pour les propositions : 16 décembre 2016, reportée au 20 décembre 2016.
  • Annonce du lieu sélectionné : 23 décembre 2016, reportée au 30 décembre 2016.

Notre vision

A ajouter

Votre proposition

Si vous soumettez une proposition (offre), ajoutez-la à la liste ci-dessous. Afin de faciliter la prise de décision, votre proposition devrait, au minimum, contenir les éléments suivants.

Qui vous êtes

Svp incluez le nom du groupe ou du/des individu(s) soumettant la proposition, ainsi qu'une courte description d'à quoi devrait ressembler ce State of the Map Africa - devrait-il être un grand ou un petit événement; sera-t-il concentré sur des présentations ou souhaitez-vous essayer quelque chose d'entièrement différent.

Nous souhaiterons probablement vous recontacter pour échanger davantage au sujet de votre proposition et cela sera plus simple si vous nous fournissez une manière appropriée de vous contacter ! Conformément aux critères de sélection décrits plus bas, vous souhaiterez sans doute fournir quelques détails concernant votre expérience en organisation d'événements (petits ou grands) et de quelle manière votre communauté locale pourra aider à faire de ce State of the Map Africa un succès.

Svp fournissez :

  • Le nom du groupe et ou du/des individu(s) candidatant.
  • Une courte description de quoi aura l'air le State of the Map Africa.

Lieu et intendance

Les coûts de location du lieu et de la restauration (pour le midi et les pauses café/thé) représenteront sans doute, pris ensemble, la majorité du coût de l'événement. Note: Les universités peuvent servir de lieux de choix étant donné les multiples options généralement disponibles en termes de salles de cours de tailles diverses.

Svp fournissez :

  • Une estimation des coûts du lieu et de la restauration.
  • Des détails concernant le lieu proposé pour la conférence (nom, adresse, taille des salles, disponibilité d'un espace adapté pour les pauses café et le repas de midi).
  • Des informations sur la restauration (estimation du coût, restrictions éventuelles sur les restaurateurs si conditionnées par le lieu).
  • Optionnel : la disponibilité de matériel audio-visuel (par ex. projecteurs, micros) et WiFi sur place, au niveau du lieu proposé.

Détails sur la localisation (optionnel)

Des informations au sujet de la ville et/ou de la région (transport, logement, attractions touristiques, etc) permettent d'avoir une idée du nombre potentiel de personnes qui pourraient participer au State of the Map Africa. Par exemple, les lieux situés à maximum une heure de trajet d'un aéroport important desservant des compagnies à bas prix attireront probablement plus de participants internationaux que des lieux plus difficiles ou coûteux à rejoindre.

Vous pourrez vouloir inclure des détails à propos des :

  • Moyens de transport vers la ville/région (gares, aéroports, services de bus longue distance).
  • Moyens de transport à l'intérieur de la ville (entre le centre-ville, les hôtels principaux et le lieu de la conférence).
  • Disponibilité de logements à proximité du lieu de la conférence.
  • Aspects intéressants de la ville (attrait touristique, business).
  • Autres événements tenus dans la ville directement avant, après ou simultanément au State of the Map.
  • Opportunités de promouvoir OSM avec des compagnies commerciales dans la région et/ou le pays.
  • Idées d'activités de renforcement de la communauté (y a-t-il un endroit dans la ville qui pourrait accueillir l'ensemble des participants pour un événement social un soir ?).

Critères d'appréciation

Lors du processus de sélection du lieu de la conférence, toutes les candidatures reçues seront examinées selon les critères suivants:

Conditions

  1. Postuler en tant que communauté OSM.
  2. La communauté OSM devrait avoir un statut légal, ou, s'associer avec une autre organisation possédant un statut légal dans le pays.
  3. Pouvoir accueillir au minimum 100 participants.

Critères

  1. Qualité générale de la candidature, est-ce que toutes les informations demandées sur le wiki ont été fournies ?
  2. Sécurité - La région où se déroulera la conférence doit être sûre, et la sécurité "garantie" durant la conférence.
  3. Probabilité d'obtenir un VISA (pour les participants attendus) en provenance de pays africains et hors Afrique.
  4. Gamme des coûts de voyage attendus : facilité de transport par air, route et autres possibilités.
  5. Qualité de l'infrastructure proposée pour la conférence : lieu, logement, Internet, etc.
  6. Espace de conférence: au moins une scène principale et une scène supplémentaire, espace pour réunions, espace pour repas, espace d'exposition (ces différents espaces peuvent se trouver dans la même pièce si celle-ci est grande assez).
  7. Capacité budgétaire du candidat : le groupe doit être capable de manier et gérer des sommes d'argent importantes, en fournissant des détails à propos de leur(s) expérience(s) préalable(s) dans l'organisation d'événements (petits ou grands).
  8. Participants attendus : qui seraient les participants locaux et d'où viendraient-ils ?
  9. Est-ce que la proposition nous fait rêver du SOTM Africa 2017 et nous donne envie de nous y inscrire le plus tôt possible ?

FAQ

Qui peut proposer une offre ? N'importe qui ou n'importe quel groupe qui souhaiterait accueillir le State of the Map Africa 2017 peut candidater auprès du Groupe de travail State of the Map Africa pour être considéré comme hôte de la conférence. Vous n'avez pas besoin de représenter un pays entier - les offres concurrentes provenant d'un même pays sont autorisées.

Quel sera le travail de l'équipe locale répondant à l'offre ? La plupart des tâches pour l'équipe locale seront des tâches de communication. Vous serez en liaison avec le groupe de travail du State of the Map Africa, participerez à leurs réunions et serez en contact fréquent et régulier avec eux par email.

L'équipe locale répondant à l'offre seront les experts locaux. Vous devrez sélectionner un ou plusieurs lieux potentiels d'accueil de la conférence, collecter des devis par rapport au(x) lieu(x) et à différents services auprès de compagnies locales par rapport à la restauration, à une fourniture de wifi, des réductions auprès d'hôtels etc.

Est-ce que les dates sont bloquées ?

Non, les dates du SoTM Africa 2017 n'ont pas encore été décidées. Considérez l'année civile dans son entièreté et sélectionnez le moment et le lieu qui seraient les meilleurs pour la conférence. Si vous pouvez être flexibles et que plusieurs dates et lieux seraient également appropriés, indiquez-le svp dans la description de votre offre. S'il y a d'autres événements excitants se produisant dans votre ville, peut-être voudrez-vous proposer de tenir le SotM Africa 2017 juste avant ou après ceux-ci.

Est-ce que le format de la conférence est déjà fixé ?

Non, le format n'a pas encore été fixé. Les conférences SoTM sont toujours des événement de trois jours à cheval organisés sur un week-end (du vendredi au dimanche). La conférence SoTM Africa 2017 n'a pas nécessairement besoin d'avoir le même format. Les hôtes potentiels peuvent suggérer des modifications à ce format.

Est-ce que le lieu doit déjà avoir été confirmé ?

Non. Vous n'avez pas besoin que le lieu soit déjà confirmé. Cependant, avoir obtenu un "oui" provisoire sera un avantage. Fournir au moins une offre budgétaire pour un lieu sera un fort avantage.

Peut-on fournir des détails sur plus d'une option de lieu ?

Oui. Si vous avez identifié plus d'un lieu approprié, vous pouvez fournir des détails sur ces différentes options. Si, au cours de votre recherche, vous vous rendez compte que certains lieux appréhendés ne sont pas appropriés vous pouvez l'expliquer dans votre proposition car cela pourra nous donner une idée des coûts attendus et de votre capacité à participer à l'organisation du State of the Map.

Doit-on déjà avoir un restaurateur confirmé ?

Non. Vous n'avez pas besoin d'avoir déjà obtenu la confirmation d'un restaurateur. Néanmoins, avoir un ou plusieurs devis sera un avantage.

Quelle est l'affiliation entre les communautés OpenStreetMap locales et le State of the Map Africa?

Le State of Map Africa est la conférence de la communauté OpenStreetMap africaine. Tous les aspects financiers, les frais d'entrée et le sponsoring devront être gérés à travers la communauté OpenStreetMap locale d'accueil en conjonction avec le groupe de travail du State of the Map Africa. Les candidats et les équipes d'organisation locales sont fortement encouragées à chercher des sponsoring locaux additionnels et d'autres supports.

Quelle devrait être la taille du comité d'organisation ?

La taille recommandée pour le comité d'organisation local est d'au moins 3 personnes pour gérer les différents aspects concernant le lieu, la restauration et les autres aspects organisationnels qui requièrent une connaissance locale. L'équipe locale fera partie d'une équipe d'organisation plus large. Donc vous ne serez pas seuls...

Combien de participants sont-ils attendus ?

Etant donné qu'il s'agit du tout premier State of the Map Africa, nous nous attendons à ne pas démarrer trop grand, ainsi vous pouvez proposer une offre à partir du nombre que vous seriez capable d'accueillir, ça ne devrait être ni trop grand ni trop petit.

Offres

Les offres n'ont pas besoin d'être dans leur forme finale pour être listées ici, vous pouvez ainsi poursuivre collectivement votre travail dessus. Parce qu'en fait, c'est à ça que sert un wiki...

Si vous avez des questions, ou êtes intéressés de préparer une offre mais sans être sûr des prochaines étapes, n'hésitez pas à nous contacter.

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